Seit einiger Zeit scheint es so zu sein, dass die in Word 2013 vorhandenen Autokorrekturen in Outlook 2013 nicht mehr verwendet werden und umgekehrt. Ähnliches scheint für die so genannten Schnellbausteine zu gelten.
Die Autokorrektur-Funktion kann dazu dienen, sich Tipparbeit zu ersparen. Ständig wiederkehrende Formulierungen lassen sich so auf die Eingabe weniger Zeichen reduzieren. Falls Sie diese Funktion testen wollen, geben Sie einfach mal „mfg“ (ohne Gänsefüßchen) in eines der beiden Programme ein und betätigen anschließend entweder die Leertaste oder Sie erzeugen einen Zeilenumbruch durch [Enter]/[Return]. Falls alles so funktioniert, wie es gedacht ist, sollte nun wie durch Zauberhand „Mit freundlichen Grüßen“ dort stehen, wo vorher mfg stand. Stimmt´s?
Diese Funktion lässt sich individuell erweitern. Denkbar ist zum Beispiel der Einsatz bei der häufig notwendigen Eingabe des eigenen Namens durch ein entsprechendes Kürzel. Bis incl. Office 2010 funktionierte dies standardmäßig auch in Outlook. Mit einem der letzten Updates wurde diese automatische Übernahme vorhandener Autokorrektur-Einträge jedoch offenbar abgeschaltet. Zu dieser Problematik hilft folgende Lösung:
- Zunächst ist bei Outlook 2013 im Autokorrektur-Optionsmenü der Haken bei „während der Eingabe ersetzen“zu entfernen. Anschließend Outlook komplett schließen.
- Outlook nun erneut starten und das Häkchen wieder setzen. Ab sofort korrigiert Outlook wieder automatisch und auch Programm übergreifend (Outlook/Word).
Achtung: Vor dieser Aktion vorgenommene Änderungen in der separaten Outlook-Liste sind mit dieser Aktion leider entfernt worden. Außerdem scheint es so zu sein, dass die vor dieser Änderung in der Word-Liste vorgenommene Änderungen ebenfalls in Outlook erst mal nicht verfügbar sind. Da kommt es aber wohl darauf an, wie die grundsätzlichen Einstellungen innerhalb von Word lauten.
Die so genannten Schnellbausteine sind sozusagen Autokorrektur-Einträge für Anspruchsvolle: Hier lässt sich mehr Text in nahezu beliebiger Formatierung (oder auch ohne diese) hinterlegen und abrufen. Microsoft fasst das hier wie folgt zusammen:
Der Schnellbaustein-Katalog ist ein Katalog, in dem Sie wiederverwendbare Inhalte erstellen, speichern und suchen können, z. B. AutoText, Dokumenteigenschaften wie etwa Titel und Autor, sowie Felder.
Welche fünf Schritte sind nun nötig, damit Word und Outlook auch hierbei die gleichen Schnellbausteine nutzen können? M. Hahner und K. Schneider zeigen das auf ihrem neulich in einem anderen Zusammenhang schon erwähnten Blog zu Office 2013 in einem Video.