Zusammenarbeit innerhalb von Word? Eher schwierig, wie es scheint.

Das letzte Mal hatte ich 2010 mit diesem Thema zu tun: Da wollte eine Kundin auf ihrem Mac ein Dokument bearbeiten, welches mit Word für Windows erstellt wurde. Damals stellte sich heraus, dass die Dokumente der Kundin auch nach einem Update auf Word 2008 (!) nur begrenzt kompatibel waren mit Bearbeitungen unter Office 2007 bzw. gar noch älteren Versionen von Word für Windows.

Es tut mir Leid, das Thema noch einmal aufgreifen zu müssen. Es scheint jedoch nötig. Heute stellte sich nämlich heraus, dass es diese Kompatibilitätsprobleme nach wie vor gibt. Eine (andere) Kundin arbeitet derzeit mit Word 2010 an einer wissenschaftlichen Arbeit. Wie es so üblich ist, dürfen Andere diese Texte vor der Veröffentlichung in Teilen gegen lesen und kommentieren. Bei diesen Anderen sind nun auch welche, die offenbar mit anderen Betriebssystemen arbeiten (wie z.B. Windows XP oder auch Macintosh OX). Was ja lt. Microsoft dann kein Problem ist, wenn auf den entsprechenden Computern mindestens ein Word Viewer, besser noch ein „vollwertiges Word“ installiert ist. Dabei sollte egal sein, ob es sich um eine Version für Windows oder für Macintosh handelt. Leider ist das alles andere als egal. 🙁

Es ist vielmehr so, dass nachweisbar

• die Grafiken anschließend an unterschiedlichsten Orten innerhalb des Dokuments zu finden sind
• die Beschriftungen zu den Grafiken sich ebenfalls verschieben
• die Formatierungen von Fußnoten zum Teil (!) verschwinden
• und last, but not least auch die sattsam bekannten Probleme bei den Funktionen zur Überarbeitung wieder bzw. weiter vorhanden sind.

Diese ganzen Probleme tauchen übrigens auch mit dem alternativ in Betracht zu ziehenden so genannten „Open Office“ auf. Insofern ist diese Alternative an dieser Stelle auch keine.

Lösungsideen? Ja – gibt es. Mein derzeitiger Favorit:

1. Dokument versenden an die Person bzw. die Personen, die ihren Beitrag leisten wollen/sollen/können zum entsprechenden Dokument.
2. Hinweis mitschicken, dass es sein kann, dass eventuell vorhandene Grafiken/ Beschriftungen von Grafiken sich eventuell verschieben.
3. Original separat speichern. Vermutlich am Einfachsten in einem separaten Ordner (Verschickte Dokumente).
4. Rücksendung abwarten und das zurück erhaltene Dokument in den gleichen Ordner speichern. Dabei darauf achten, dass der Dokument-Name anders lautet als die ursprüngliche Datei.
5. Word 2010 starten und den Karteireiter „Überprüfen“ nutzen.
6. Dort dann im Bereich „Vergleichen“ mit „Kombinieren“ arbeiten. Dabei das erste Dokument als Original verwenden und auf entsprechende Nachfrage die Formatierung des ersten Dokuments beibehalten.
7. Darüber lassen sich die beiden Dokumente in einem neuen Dokument zusammenführen.

Probieren Sie es aus – es lohnt den Versuch! Wenn (und davon gehe ich aus!) Sie auf Nummer Sicher gehen wollen, machen Sie vorher eine Sicherung des besagten Ordners an separater Stelle – z. B. auf einem USB-Stick oder auf einer externen Festplatte. Dann können Sie zur Not auch noch wieder auf Ihr – normalerweise ohnehin erhalten bleibendes Original-Material zurück greifen. Rückfragen und Kommentare sind wie immer gern gesehen im Kommentarbereich!

Update am 28.06.2013: es folgt eine Abbildung des von Irma nachgefragten Fensters mit den Einstellungen, die mir hilfreich erschienen sind: