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Verteiler erstellen aus vorhandener Kategorie in Outlook07

Am 24. Februar diesen Jahres wurde ich schon mal gefragt, wie das denn wohl ginge unter Outlook07, auf k├╝rzestem Weg einen Verteiler anzulegen, wenn schon eine entsprechende Kategorisierung vorhanden sei. „Damals“ ­čśë twitterte ich den Link der PC-Welt. Das war zwar sicher eine sehr sinnvolle Antwort f├╝r fortgeschrittene NutzerInnen von Outlook 2003. F├╝r Anf├ĄngerInnen in Outlook07 ist jedoch offenbar eine andere Be-Schreibung n├╝tzlicher, was ich an dieser Stelle dokumentiere. Dann findet es sich auch schneller als bei der letzten Suche – durch ├Ąltere Twittermeldungen zu scrollen, erscheint mir doch eher weniger komfortabel :o.

Schritt 1) Sortieren der Kontakte nach Kategorien

Wechseln Sie zu den Kontakten (Men├╝leiste „Wechseln zu“). Um nun alle Kontakte nach ihren Kategorien zu sortieren, w├Ąhlen Sie entweder zun├Ąchst „Ansicht“ und klicken ggf. auf den kleinen Doppelpfeil, der nach unten zeigt, falls Sie keine Auswahl angezeigt bekommen. Alternativ klicken Sie auf die entsprechende Anzeigespalte der Kategorien in der aktuellen ├ťbersicht. Als N├Ąchstes markieren Sie alle Eintr├Ąge, die zu der Kategorie geh├Âren, f├╝r welche Sie einen Verteiler erstellen m├Âchten.

Erstellen Sie nun eine neue Mail. Entweder w├Ąhlen Sie den Weg ├╝ber die Men├╝leiste > Aktionen > Erstellen > Neue Nachricht an Kontakt oder Sie ziehen die markierten Adressen mit gedr├╝ckter linker Maustaste auf „E-Mail“ in der Men├╝spalte. Im Adressfeld dieser Mail finden Sie alle zuvor markierten Kontakte. Anschlie├čend kopieren Sie die Eintr├Ąge in die Zwischenablage (z.B. via [Strg]+[C]). Schlie├čen Sie die Mail, ohne sie zu versenden (NICHT speichern!)

Schritt 2: Verteiler anlegen

Klicken Sie dazu in der Men├╝leiste > Datei > Neu auf┬á „Verteilerliste“. Vergeben Sie einen Namen f├╝r den neuen Verteiler. Klicken Sie auf die Schaltfl├Ąche „Mitglieder ausw├Ąhlen“. F├╝gen Sie jetzt unter „Zur Verteilerliste hinzuf├╝gen“ den Inhalt der Zwischenablage ein.

Wenn Sie nun dieses Fenster schlie├čen, kann es sein, dass Sie R├╝ckfragen erhalten, falls es bei einem (oder mehr als einem) Eintrag Ihres Adressbuchs mehr als eine Mailadresse gibt. In diesem Fall w├Ąhlen Sie die gew├╝nschte Adresse aus und klicken „OK“ an.

Speichern Sie Ihre neuen Verteilerliste (Speichern & Schlie├čen). Bitte beachten Sie, dass ├änderungen in der Kategorie bzw. in einzelnen Kontakten Ihres Adressebuchs f├╝r die Verteilerliste NICHT automatisch ├╝bernommen werden. Wollen Sie die Verteilerliste mit einer Kategorie versehen, ist das genau auf dem gleichen Weg m├Âglich, als wenn Sie einem Kontakt eine Kategorie zuweisen – z.B. via rechter Maustaste.

[Aktualisiert/ Erg├Ąnzt am 10.09.2009]