Wie im letzten Artikel angekündigt, folgt hier nun die Schritt-für-Schritt-Anleitung, um in Outlook07 verwendete Kategorien als Kriterium für zu druckende Etiketten in Word07 zu verwenden. Hierbei wird in diesem Artikel vorausgesetzt, dass Sie eine bereits vorhandene Vorlage verwenden möchten.
Weshalb es in Outlook ausgerechnet die Ansicht Telefonliste sein muss, blieb mir übrigens ebenso verschlossen wie die in obigem Artikel erwähnten sich wiederholenden Fehlermeldungen innerhalb von Word, wenn der Zugriff – wie eigentlich „logisch“ – von dort aus auf Outlook erfolgen sollte. Ich habe einiges in diesem Zusammenhang getestet, da mir der bei Ursula Eilers vorgeschlagene Weg zu kompliziert erschien. Dennoch gebe ich ihr recht – das Einhalten der nachfolgend beschriebenen Voraussetzungen führt zum gewünschten Ergebnis:
Zunächst sollten Sie aus Gründen der besseren Übersicht alle Programme außer Outlook schließen. In Outlook klicken Sie nun auf den Bereich Kontakte, welcher die entsprechenden Kontaktdaten enthält. Dabei ist darauf zu achten, dass die aktuelle Ansicht Telefonliste ist, ggf. umstellen auf diese Ansicht:
- In der Menüleiste auf Ansicht klicken, anschließend Aktuelle Ansicht anpassen wählen und auf den Button Filtern klicken. Registerkarte Weitere Optionen anwählen. Auf den Button Kategorien klicken.
- Gewünschte Kategorie anwählen (durch Klick in entsprechendes Kästchen):
Zum Vergrößern auf die Abbildung klicken - Auswahl durch OK bestätigen. Danach Fenster Filtern via Klick auf OK schließen, dann nochmal OK im nächsten Fenster, um auch dieses zu schließen.
Zwischenstand: Jetzt sollten ausschließlich die Kontakte der angewählten Kategorie(n) sichtbar sein. Stimmt das? Dann geht es nun mit dem nächsten Vorgang weiter:
- Im Menü Extras (innerhalb von Outlook!) auf Seriendruck klicken. Im sich öffnenden Fenster Kontakte zusammenführen „Vorhandenes Dokument“ anwählen und entsprechendes, gewünschtes Dokument suchen. Darauf achten, dass es sich beim gewählten Dokument um eines vom Typ *.docx (aktuelles Word-Dateiformat) handelt. Mit OK das Dokument ins Fenster einfügen. Nun im Bereich Optionen (des Fensters Kontakte zusammenführen) den Dokumenttyp „Serienbriefe“ ändern in Adressetiketten; anschließend mit OK bestätigen:
Zum Vergrößern auf die Abbildung klicken - Im neuen sich öffnenden Word-Fenster ganz oben rechts auf Fertig stellen und zusammen führen klicken. Nun den Punkt Einzelne Dokumente bearbeiten anwählen.
- Das sich öffnende Fenster Seriendruck in neues Dokument mit OK bestätigen. Dieses Dokument speichern.
- Nach dem Speichern Fenster schließen, bei noch geöffneter Vorlage auf Nicht speichern klicken.
Abschließend ist in Outlook unter Ansicht die aktuelle Ansicht noch zurückzusetzen: auf Anpassen bei Filtern auf Alles löschen (unten rechts) klicken, zweimal mit OK bestätigen.
Quellen und mehr Informationen:
Serienbriefe aus Outlook – Kategorien Tutorials zu Outlook 2007 (Office 2007 – Hilfeforum von Ursula Eilers)
Häufig gestellte Fragen zur Seriendruckfunktion in Word 2003, Word 2007 und Word 2010
Umsteigen von Word 2003 auf Word 2007
Interaktives Referenzhandbuch Word03/Word07
Interaktives Referenzhandbuch Outlook03/Outlook07