Neulich stellte ich erstaunt fest, dass ich oberhalb eines PDF-Dokuments im Adobe Reader folgende Information angezeigt bekam:
Die geöffnete Datei entspricht dem PDF/A-Standard. Sie wurde schreibgeschützt geöffnet, um Änderungen zu verhindern.
Dabei hatte ich kürzlich durchaus erfreut zur Kenntnis genommen,dass es neuerdings möglich ist, im Adobe Reader X Kommentierungen in einem Dokument vorzunehmen, wenn die Datei unter Word07 als PDF gespeichert wurde.
Bei Anwendung von Adobe Reader X besteht die Möglichkeit, wie bei den „frei verfügbaren“ und zumeist kostenlosen Produkten zumindest Kommentare in Form von Notizen oder Markierungen anzubringen. Wenn ich ein Dokument anschließend innerhalb des Adobe Readers speichere, kann auch jemand, dem ich das Dokument zuschicke, sowohl die Markierungen als auch die Kommentare sehen. Die Funktion „Freigeben“ (und die damit verbundene Möglichkeit des direkten Verschickens) ist allerdings nur für einen Testzeitraum kostenfrei.
Es ließ sich herausfinden, dass dieser PDF/A-Standard darauf baut, dass in einem Dokument keine nachträglichen Änderungen mehr vorgenommen werden können: PDF/A – Ein Standard für die Langzeit-Archivierung.
Wie gelingt es, diesen PDF/A-Standard bei Bedarf auch unter Word07 zu aktivieren?
Bei [Speichern unter ] auf [PDF oder XPS] klicken und dort dann den Button [Optionen] nutzen. Dann sollte es im unteren Bereich die Möglichkeit geben, diesen Standard einzuschalten:
Wichtig zu wissen: Wurde der Haken einmal gesetzt, bleibt er so lange erhalten, bis er wieder entfernt wurde. Das bedeutet, dass auch andere Dokumente dann in diesem PDF/A-Format gespeichert werden.
Ist der Haken gesetzt, werden die Dokumenteigenschaften übrigens standardmäßig mit gespeichert. Wer dort Änderungen vornehmen will (z.B. Entfernen persönlicher Angaben), sollte dies vor dem Speichern des Dokuments tun. Der entsprechende Menüpunkt findet sich seit Office07 unter dem Begriff „Vorbereiten„. Bei Office07 ist der Office-Button oben links zu nutzen, unter Office10 die Registerkarte [Datei].
Noch eine Beobachtung: Die Auswahl [Nicht druckbare Informationen einschließen] bezüglich der Textmarken ist nur dann auswählbar, wenn mit den entsprechenden Formatvorlagen auch tatsächlich Überschriften oder/und Word-Text-Marken vorhanden sind.